Die Recherche auf einen Blick
Welche Buchhaltung brauchen Designer?
Für selbstständige Grafikdesigner, Webdesigner und Kommunikationsdesigner stehen Angebote, projektbezogene Zeiterfassung und Rechnungen im Mittelpunkt. Denn ein Designauftrag besteht häufig aus mehreren Arbeitsschritten, deren Aufwand du kalkulieren und später nachvollziehen möchtest. Auch die Allianz Deutscher Designer (AGD) stellt bei ihrer Kalkulationshilfe die benötigten Projektstunden und Teilschritte heraus.
Außerdem berücksichtigt die AGD bei Designleistungen etwa Recherche, Abstimmungen und Korrekturschleifen. Deshalb solltest du bei der Zeiterfassung auch solche Tätigkeiten erfassen, soweit sie zu deinem vereinbarten Leistungsumfang gehören. Welche Arbeiten tatsächlich berechnet werden, richtet sich nach eurer Vereinbarung. Grundlage: AGD zur Vergütung von Designleistungen.
- Höchste Priorität: Zeiterfassung, Angebote und Rechnungen, damit du Projektarbeit strukturiert kalkulierst und abrechnest.
- Für den laufenden Überblick: Ausgabenbelege, Online-Banking und Mahnungen, damit Ausgaben und offene Honorare sichtbar bleiben.
- Je nach Geschäftsmodell: Wiederkehrende Rechnungen für feste Betreuungspauschalen sowie passende E-Rechnungsformate.
- Nach deiner Arbeitsteilung: EÜR, Umsatzsteuervoranmeldung, BWA und Kanzleifunktionen; Anlagen bei entsprechender Ausstattung.
- Für typische Designprojekte nicht relevant: der automatische Lohnkostenausweis. Ein Kassenbuch ist nur bei tatsächlichen Bargeldvorgängen interessant.
Das Ergebnis: Wähle deine Buchhaltungssoftware zuerst nach deinem Abrechnungsablauf und anschließend nach dem Preis. Unsere Einordnung umfasst ausschließlich die 17 Funktionen des Vergleichs. Die Gewichtung für Designer ist eine redaktionelle Empfehlung, kein gesonderter Software-Praxistest.
01 / Vom Briefing bis zum Honorar
Projektzeiten erfassen und Designleistungen abrechnen
Ob Branding, Website oder Editorial Design: Wenn du parallel an mehreren Aufträgen arbeitest, müssen Zeiten und Leistungen zum richtigen Kunden gehören. Daher verdienen diese fünf Vergleichsfunktionen besondere Aufmerksamkeit.
01 · Höchste Priorität
Zeiterfassung
Erfasse deine Arbeitszeit möglichst zeitnah, damit Entwurf, Abstimmung und Korrekturen nicht in Erinnerungslücken verschwinden. Bei Stundenabrechnung bildet das die Grundlage für eine nachvollziehbare Rechnung. Bei Pauschalprojekten hilft dir die erfasste Zeit dagegen, deinen tatsächlichen Aufwand mit der ursprünglichen Kalkulation zu vergleichen.
Prüfe innerhalb der Zeiterfassung, ob du Zeiten Kunden und Projekten zuordnen, abrechenbare Einträge unterscheiden und in Rechnungen übernehmen kannst. Solche Abläufe beschreiben beispielsweise die Hilfen von Papierkram (Werbung) und sevdesk (Werbung). Die konkrete Umsetzung ist jedoch nicht bei allen Programmen identisch.
02 · Höchste Priorität
Angebote schreiben
Ein klares Angebot beschreibt, welche Designleistungen du zu welchem Preis erbringst. Gliedere deshalb deine vereinbarten Arbeitsschritte nachvollziehbar, statt einen ganzen Auftrag nur mit „Design“ zu benennen. Dadurch kannst du deinen geschätzten Aufwand später besser mit den erfassten Zeiten vergleichen und zusätzliche Wünsche mit dem Kunden besprechen.
03 · Höchste Priorität
Rechnungen erstellen
Deine Rechnung sollte zur vereinbarten Abrechnung passen: Bei Stundenhonoraren sind Leistungen und berechnete Zeiten entscheidend, während bei einer Pauschale der vereinbarte Betrag maßgeblich ist. Prüfe daher das Zusammenspiel von Rechnungsfunktion und Zeiterfassung. Beachte außerdem die Rechnungslimits günstiger Tarife, wenn du mehrere Kunden regelmäßig abrechnest.
04 · Bei festen Betreuungspauschalen
Wiederkehrende Rechnungen
Betreust du Kunden gegen eine gleichbleibende monatliche Pauschale, können wiederkehrende Rechnungen Routinearbeit sparen. Schwankt dein Honorar dagegen mit den tatsächlich geleisteten Stunden, muss die Rechnung jeweils dazu passen. Eine wiederkehrende Rechnung ersetzt also weder die Zeiterfassung noch automatisch die Abrechnung wechselnder Projektstunden.
05 · Besonders wichtig für offene Honorare
Mahnungen erstellen
Eine abgeschlossene Gestaltung bezahlt noch keine laufenden Ausgaben, solange dein Honorar aussteht. Deshalb ist eine Mahnfunktion auch für Designer sinnvoll. Im Vergleich geht es um das Erstellen von Mahnungen; ein vollständig automatischer Versand ist damit nicht zugesagt. Prüfe die Hinweise zum Mindesttarif, bevor du zusätzliche Automatisierung voraussetzt.
Zeiterfassung, Angebote und Rechnungsfunktionen vergleichen · Deinen Bedarf im Buchhaltungskonfigurator zusammenstellen
So prüfst du den Ablauf mit einem Designprojekt
Beispiel: Du gestaltest ein Erscheinungsbild und arbeitest dafür an Konzeption, Entwurf und vereinbarten Korrekturen. Lege für den Test einen Kunden und einen Auftrag an, erfasse die Arbeitszeiten getrennt und prüfe anschließend die Abrechnung.
- Angebot: Halte die vereinbarten Leistungen und das Abrechnungsmodell fest.
- Zeiterfassung: Ordne deine Einträge dem richtigen Auftrag zu und unterscheide berechenbare von internen Zeiten, sofern das Programm diese Möglichkeit bietet.
- Rechnung: Kontrolliere, welche Zeiten übernommen werden und wie Leistungsbeschreibungen sowie Stunden erscheinen.
- Nachkalkulation: Vergleiche den erfassten Aufwand mit deiner Planung. Bei einem Festpreis bleiben die Stunden eine interne Orientierung und erhöhen nicht automatisch das vereinbarte Honorar.
Die FastBill-Hilfe zu Projekten (Werbung) beschreibt die kundenbezogene Abrechnung von Projektaufwänden. Solche Herstellerbeschreibungen helfen dir beim Test. Eine vollständige Projektverwaltung oder automatische Nachkalkulation wird durch unsere 17 Funktionszeilen allerdings nicht eigenständig bewertet.
02 / Die Ausgaben deines Designbusiness
Belege, Bankanbindung und Arbeitsmittel im Blick
Neben deinen Honoraren gehören auch laufende Ausgaben und größere Anschaffungen in die Buchhaltung. Deshalb solltest du diese Funktionen ergänzend zur Projektabrechnung prüfen.
06 · Besonders wichtig
E-Rechnungen / Ausgabenbelege erfassen
Für Designsoftware, Schriften, Druckleistungen oder externe Zuarbeit fallen unterschiedliche Ausgabenbelege an. Wenn du sie regelmäßig erfasst, behältst du deine betrieblichen Kosten besser im Blick. Achte außerdem darauf, wie das Programm eingehende E-Rechnungen verarbeitet und welche Belegmengen dein Tarif umfasst.
07 · Besonders wichtig
Online-Banking anbinden
Eine Bankanbindung erleichtert dir die Übersicht über eingegangene Honorare und bezahlte Ausgaben. Gerade wenn mehrere Projekte parallel laufen, ist das hilfreich. Prüfe im Vergleich jedoch auch die Anzahl der enthaltenen Bankverbindungen, damit der gewählte Tarif zu deinen tatsächlich genutzten Geschäftskonten passt.
08 · Bei entsprechender Studioausstattung
Anlagen / Abschreibungen
Ein leistungsfähiger Rechner, ein Grafikdisplay oder andere länger genutzte Arbeitsmittel können für die Anlagenbuchhaltung relevant sein. Wenn du diese Aufgaben selbst erledigst, lohnt sich daher ein Blick auf die Anlagenfunktion. Welche Anschaffung wie behandelt wird, hängt vom Einzelfall ab; übernimmt deine Kanzlei diese Arbeit, stimme den benötigten Softwareumfang mit ihr ab.
Belegerfassung, Banking und Anlagen vergleichen · Funktionen im Buchhaltungskonfigurator ergänzen
03 / Passend zu deinen Auftraggebern
E-Rechnungen für Designer
Eine optisch gestaltete Rechnung und eine strukturierte E-Rechnung sind unterschiedliche Dinge. Nach den Erläuterungen des Bundesfinanzministeriums genügt eine einfache PDF-Datei allein nicht als strukturierte E-Rechnung. Prüfe deshalb neben der allgemeinen Rechnungsfunktion die benötigten Formate.
09 · Nach deinem Rechnungsbedarf
E-Rechnungen erstellen
Wenn du E-Rechnungen ausstellen möchtest oder für deine Aufträge benötigst, gehört diese Funktion in deine Auswahl. Achte dabei auch auf tarifliche Mengenlimits. Die Funktionszeile beschreibt das Erstellen strukturierter Rechnungen allgemein; welche konkreten Formate du brauchst, prüfst du zusätzlich anhand deiner Auftraggeber.
10 · Bei konkreten Formatvorgaben
XRechnung & ZUGFeRD erstellen
Benötigt dein Kunde ausdrücklich XRechnung oder ZUGFeRD, wähle auch dieses Kriterium aus. Denn eine allgemeine Aussage zu elektronischen Rechnungen beantwortet die Formatfrage nicht zuverlässig. Unsere beiden Funktionszeilen können sich überschneiden, machen aber die ausdrücklich ausgewiesene Unterstützung dieser Formate sichtbar.
E-Rechnungsformate und Mindesttarife vergleichen · Rechnungsfunktionen im Buchhaltungskonfigurator auswählen
04 / Dein Ergebnis und die Zusammenarbeit mit der Kanzlei
Welche Auswertungen brauchst du als Designer?
Entscheidend ist, welche Aufgaben du selbst übernimmst und welche deine Steuerkanzlei erledigt. Die folgenden Funktionen solltest du deshalb nach deiner tatsächlichen Arbeitsteilung auswählen.
11 · Wenn du deinen Gewinn per EÜR ermittelst
EÜR-Auswertung
Bei einer Einnahmenüberschussrechnung werden Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben gegenübergestellt. Wenn du deinen Gewinn so ermittelst, kann eine EÜR-Auswertung für dich wichtig sein. Ein allgemeiner Einnahmen-Ausgaben-Report ist im Vergleich jedoch kein gleichwertiger Nachweis. Lies außerdem die Hinweise dazu, für welche steuerliche Situation der jeweilige Tarif ausgewiesen ist.
12 · Wenn du Voranmeldungen selbst erledigst
Umsatzsteuervoranmeldung
Wenn für dich Umsatzsteuervoranmeldungen anfallen und du sie selbst vorbereitest, berücksichtige diese Funktion. Im Vergleich unterscheiden wir dabei eine XML-Datei für ELSTER vom direkten Versand. Übernimmt deine Kanzlei die Voranmeldung, kläre dagegen zuerst, welche Daten sie benötigt, statt vorsorglich einen umfangreicheren Tarif zu wählen.
13 · Für den Überblick über dein gesamtes Geschäft
Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA)
Eine BWA unterstützt dich dabei, die wirtschaftliche Entwicklung deines Designbusiness regelmäßig zu betrachten. Sie ersetzt allerdings keine projektbezogene Auswertung deiner Arbeitszeiten: Ein gutes Gesamtergebnis zeigt noch nicht, wie aufwendig ein einzelner Auftrag war. Deshalb solltest du BWA und Zeiterfassung nach ihrem jeweiligen Zweck auswählen.
14 · Bei DATEV-Datenübergabe
DATEV-Daten an die Kanzlei
Wenn deine Kanzlei DATEV-Daten übernehmen möchte, ist die passende Datenübergabe wichtig. Allerdings unterscheiden sich Exportarten und Mindesttarife. Kläre deshalb vor deiner Auswahl, welchen Umfang die Kanzlei benötigt, und prüfe anschließend die Hinweise im Vergleich. So passt die Software zu eurem Arbeitsablauf.
15 · Für die Zusammenarbeit innerhalb der Software
Eigener Steuerberaterzugang
Ein eigener Zugang ermöglicht deiner Steuerberatung den vorgesehenen Zugriff auf freigegebene Daten innerhalb des Programms. Damit erfüllt er einen anderen Zweck als ein DATEV-Export. Wenn ihr direkt im selben System zusammenarbeiten möchtet, solltest du diesen Zugang zusätzlich einbeziehen und den gewünschten Ablauf gemeinsam abstimmen.
Auswertungen und Kanzleifunktionen vergleichen · Deine Auswahl im Buchhaltungskonfigurator zusammenstellen
05 / Bewusst nach Bedarf auswählen
Diese Funktionen haben für Designer wenig Gewicht
16 · Nur bei Bargeldvorgängen
Kassenbuch führen
Wenn du deine Honorare ausschließlich per Überweisung erhältst und keine betriebliche Barkasse führst, sollte ein Kassenbuch deine Software-Auswahl nicht bestimmen. Anders kann es bei tatsächlichen Bareinnahmen und Barausgaben aussehen. Im Vergleich zählt dafür ein integriertes Kassenbuch; eine bloße Excel-Vorlage genügt diesem Kriterium nicht.
17 · Für typische Designleistungen nicht relevant
Automatischer Lohnkostenausweis
Diese Vergleichsfunktion ist auf den gesonderten Arbeitskostenanteil bei entsprechenden Handwerksleistungen für Privatkunden ausgerichtet. Für die Abrechnung deiner Designprojekte spielt sie keine Rolle. Du brauchst sie insbesondere nicht, nur weil du deine Gestaltungsarbeit nach Stunden abrechnest. Lass sie deshalb bei deiner Bedarfsauswahl weg.
Von deinen Anforderungen zum passenden Tarif
Buchhaltungssoftware für Designer vergleichen
Starte mit Zeiterfassung, Angeboten und Rechnungen. Ergänze anschließend Belege, Banking und Mahnungen sowie die Funktionen, die du für Auswertungen und deine Kanzlei benötigst. So vergleichst du den passenden Funktionsumfang statt nur den günstigsten Einstiegspreis.
Im Buchhaltungskonfigurator stellst du deine benötigten Funktionen zusammen. Der Vergleich zeigt dir dazu Mindesttarife, reguläre Nettopreise bei monatlicher Zahlung und wichtige Einschränkungen von Papierkram, FastBill, Lexware Office, sevdesk und Accountable. Beachte insbesondere zusätzliche Kosten für die Zeiterfassung.
Herstellerhilfen zeigen, warum das relevant ist: sevdesk beschreibt ein kostenpflichtiges Zeiterfassungs-Add-on (Werbung), während Lexware Office Zeiterfassung über Partnererweiterungen erläutert (Werbung). Daraus folgt keine allgemeine Preisrangfolge. Die im Vergleich belegten Tarifgrenzen und Zusatzkosten sind für deine konkrete Auswahl maßgeblich.
Noch offene Fragen?
Häufige Fragen zur Buchhaltung für Designer
Welche Funktionen sind für selbstständige Designer am wichtigsten?
Zeiterfassung, Angebote und Rechnungen stehen bei projektbezogener Designarbeit an erster Stelle. Außerdem helfen Belegerfassung, Online-Banking und Mahnungen beim laufenden Überblick. E-Rechnungsformate, Auswertungen und Kanzleifunktionen wählst du nach deinem Bedarf. Im Buchhaltungskonfigurator kannst du diese Funktionen zusammenstellen und anschließend die passenden Softwaretarife vergleichen.
Ist Zeiterfassung auch bei Designprojekten zum Festpreis sinnvoll?
Ja, denn die erfassten Stunden helfen dir, den tatsächlichen Aufwand mit deiner Kalkulation zu vergleichen. Dadurch erkennst du, welche Arbeitsschritte mehr Zeit benötigen als geplant. Der Festpreis bleibt jedoch die vereinbarte Abrechnungsgrundlage; zusätzliche Stunden erhöhen ihn nicht automatisch.
Ist die Zeiterfassung bei jeder Buchhaltungssoftware enthalten?
Nein. Je nach Anbieter ist sie integriert, als kostenpflichtiges Add-on verfügbar oder über eine Partnererweiterung angebunden. Deshalb solltest du im Vergleich die Funktionshinweise und Zusatzkosten prüfen. Der Buchhaltungskonfigurator berücksichtigt die im Vergleich hinterlegten Tarifangaben.
Ersetzen wiederkehrende Rechnungen die Abrechnung von Projektstunden?
Wiederkehrende Rechnungen eignen sich vor allem für gleichbleibende, regelmäßig berechnete Leistungen. Wenn dein Honorar von wechselnden Projektstunden abhängt, brauchst du weiterhin eine passende Zeiterfassung und eine Rechnung über die tatsächlich vereinbarten Leistungen.
Brauchen Designer einen automatischen Lohnkostenausweis?
Für typische Designleistungen ist diese Funktion nicht relevant. Sie bezieht sich im Vergleich auf den Arbeitskostenanteil bei entsprechenden Handwerksleistungen für Privatkunden. Eine Stundenabrechnung für Design macht sie nicht erforderlich. Für deine Auswahl haben daher Zeiterfassung, Angebote und Rechnungen Vorrang.