Die wichtigsten Funktionen zuerst
Welche Buchhaltung braucht dein Handwerksbetrieb?
Als selbstständiger Handwerker brauchst du vor allem eine Buchhaltungssoftware, die deine täglichen Aufgaben abdeckt. Angebote, Rechnungen und Ausgabenbelege bilden die Grundlage. Außerdem helfen dir Online-Banking und Mahnungen, Zahlungen im Blick zu behalten, weil du Material häufig schon vor dem Zahlungseingang bezahlen musst.
- Für deine Aufträge: Angebote schreiben und Rechnungen erstellen.
- Für deine Ausgaben: E-Rechnungen und Materialbelege erfassen.
- Für deine Zahlungseingänge: Online-Banking anbinden und Mahnungen erstellen.
- Für deine Arbeitsleistung: Zeiten erfassen und bei Privatkunden den Arbeitskostenanteil automatisch ausweisen.
Welche weiteren Funktionen wichtig sind, hängt dagegen von deinem Betrieb ab: Nimmst du Bargeld an? Rechnest du regelmäßige Wartungen ab? Oder übernimmt deine Steuerkanzlei einen Teil der Buchhaltung? Deshalb ordnen wir im Folgenden genau die 17 Funktionen unseres Vergleichs für Handwerker ein.
Im Buchhaltungssoftware-Vergleich siehst du die Mindesttarife und Preise für jede dieser Funktionen.
01 / Vom Angebot bis zur Zahlung
Angebote und Rechnungen für Handwerker
Ob du als Elektriker, Maler, Installateur oder Tischler arbeitest: Deine Leistung muss nachvollziehbar angeboten und abgerechnet werden. Deshalb haben diese Funktionen im Handwerk einen hohen Stellenwert.
01 · Besonders wichtig
Angebote schreiben
Mit einem Angebot beschreibst du, welche Arbeiten du zu welchem Preis ausführen möchtest. Gerade wenn Arbeitszeit und Material zusammenkommen, ist eine klare Aufstellung hilfreich. Daher gehört diese Funktion zur Grundausstattung, wenn du Aufträge vorab kalkulierst und deinen Kunden ein schriftliches Angebot gibst.
02 · Besonders wichtig
Rechnungen erstellen
Nach dem Auftrag möchtest du deine Arbeit zeitnah abrechnen. Eine Rechnungsfunktion ist deshalb zentral für deine Buchhaltung als Handwerker. Prüfe im Vergleich außerdem die Mengenbegrenzungen: Ein günstiger Einstiegstarif hilft dir nur dann, wenn er auch für die Zahl deiner Rechnungen ausreicht.
03 · Besonders wichtig bei Privatkunden
Automatischer Lohnkostenausweis
Wenn du häufig für Privatkunden arbeitest, ist der getrennte Arbeitskostenanteil auf der Rechnung besonders hilfreich. Die automatische Funktion berechnet und zeigt diesen Anteil gesondert, sodass du ihn nicht jedes Mal selbst zusammenrechnen musst. Im Vergleich zählt nur der automatische Ausweis; manuell angelegte Positionen oder Freitexte erfüllen dieses Kriterium nicht.
04 · Besonders wichtig
Online-Banking anbinden
Eine Bankanbindung erleichtert dir den Überblick über Zahlungseingänge und Ausgaben. Das ist im Handwerk nützlich, weil mehrere Aufträge und Materialkäufe parallel laufen können. Achte deshalb im Software-Vergleich darauf, wie viele Bankverbindungen der Tarif umfasst und ob diese Zahl zu deinen betrieblichen Konten passt.
05 · Besonders wichtig
Mahnungen erstellen
Bleibt eine Rechnung offen, musst du dem Geld nachgehen. Eine Mahnfunktion unterstützt dich dabei, Mahnungen zu überfälligen Rechnungen zu erstellen. Allerdings bedeutet das im Vergleich nicht automatisch einen vollautomatischen Versand. Prüfe daher die Hinweise zum jeweiligen Tarif, wenn du dein Mahnwesen darüber hinaus automatisieren möchtest.
06 · Bei regelmäßigen Leistungen
Wiederkehrende Rechnungen
Rechnest du wiederholt dieselben Leistungen ab, etwa eine regelmäßige Wartung, können wiederkehrende Rechnungen Arbeit sparen. Bei einzelnen, unterschiedlich kalkulierten Aufträgen ist diese Funktion dagegen weniger entscheidend. Wähle sie deshalb vor allem dann aus, wenn gleichartige Abrechnungen tatsächlich zu deinem Handwerksalltag gehören.
Rechnungsfunktionen und passende Mindesttarife im Vergleich ansehen
02 / Material, Arbeitszeit und Ausstattung
Buchhaltung zwischen Werkstatt und Baustelle
Zu deiner Buchhaltung gehören neben Ausgangsrechnungen auch die Ausgaben und Arbeitszeiten. Während die Belegerfassung fast immer wichtig ist, richtet sich der Nutzen der weiteren Funktionen nach deiner Arbeitsweise.
07 · Besonders wichtig
E-Rechnungen / Ausgabenbelege erfassen
Material vom Baustoffhandel, Ersatzteile und Werkstattbedarf verursachen laufend Belege. Wenn du diese geordnet erfasst, behältst du deine betrieblichen Ausgaben besser im Blick. Prüfe dabei auch die Erfassung eingehender E-Rechnungen sowie mögliche Beleglimits, denn gerade viele kleine Einkäufe können einen kostenlosen Tarif schnell begrenzen.
08 · Besonders wichtig bei Stundenabrechnung
Zeiterfassung
Wenn du nach Stunden abrechnest, ist eine nachvollziehbare Zeiterfassung besonders wertvoll. So musst du dich beim Rechnungsschreiben weniger auf Erinnerungen und lose Notizen verlassen. Vergleiche jedoch genau, ob die Zeiterfassung im Paket enthalten ist oder eine kostenpflichtige Erweiterung benötigt. Diese Unterschiede stehen bei uns direkt an der Funktion.
09 · Bei betrieblichem Anlagevermögen
Anlagen / Abschreibungen
Maschinen, Werkstattausstattung und ein betriebliches Fahrzeug können deine Buchhaltung über mehrere Jahre begleiten. Eine Funktion für Anlagen und Abschreibungen hilft dir, solche Anschaffungen abzubilden. Sie ist daher relevant, wenn du diese Aufgaben selbst in deiner Software erledigen möchtest. Übernimmt die Kanzlei die Anlagenbuchhaltung, stimme den benötigten Umfang mit ihr ab.
10 · Bei Bareinnahmen und Barausgaben
Kassenbuch führen
Wenn du im Betrieb mit Bargeld arbeitest, kann ein integriertes Kassenbuch wichtig für deine Software-Auswahl sein. Im Vergleich bewerten wir dafür eine eigene Kassenbuchfunktion. Eine Excel-Vorlage oder lediglich übernommene Summen aus einer externen Kasse zählen nicht dazu. Deshalb solltest du die Funktionshinweise lesen, statt nur auf die allgemeine Bezeichnung „Buchhaltung“ zu achten.
Belegerfassung, Zeiterfassung, Anlagen und Kassenbuch vergleichen
03 / Die passenden Rechnungsformate
E-Rechnungen für Handwerker
Das Erstellen einer Rechnung und das Erstellen bestimmter E-Rechnungsformate sind im Vergleich getrennte Kriterien. Dadurch erkennst du genauer, welcher Tarif die Formate für deine Auftraggeber abdeckt.
11 · Nach den Anforderungen deiner Auftraggeber
E-Rechnungen erstellen
Für eine E-Rechnung sind strukturierte Rechnungsdaten entscheidend; eine einfache PDF-Datei allein genügt dafür nicht. Wenn deine Auftraggeber E-Rechnungen benötigen, solltest du diese Funktion deshalb gezielt berücksichtigen. Prüfe anschließend das konkrete Format sowie die Anzahl der enthaltenen Rechnungen im jeweiligen Tarif.
12 · Wenn konkrete Formate benötigt werden
XRechnung & ZUGFeRD erstellen
Benötigst du XRechnung oder ZUGFeRD, reicht eine allgemeine Zusage zu elektronischen Rechnungen für deine Auswahl nicht aus. Wähle deshalb auch dieses konkrete Vergleichskriterium. Beide Funktionszeilen können sich überschneiden; wir führen sie dennoch separat auf, damit allgemeine E-Rechnungsfunktionen und die ausdrücklich ausgewiesenen Formate unterscheidbar bleiben.
04 / Überblick und Zusammenarbeit
Auswertungen und Steuerkanzlei einbeziehen
Welche Auswertungen du selbst brauchst, hängt davon ab, wie du deinen Gewinn ermittelst und welche Aufgaben deine Kanzlei übernimmt. Deshalb ist ein umfangreicher Tarif nicht automatisch die passende Wahl.
13 · Wenn du deinen Gewinn per EÜR ermittelst
EÜR-Auswertung
Eine Einnahmenüberschussrechnung stellt Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben gegenüber. Wenn du deinen Gewinn auf diese Weise ermittelst, kann eine EÜR-Auswertung in deiner Buchhaltungssoftware wichtig sein. Ein einfacher Einnahmen-Ausgaben-Report ist im Vergleich jedoch kein gleichwertiger Nachweis. Berücksichtige außerdem die Hinweise dazu, für welche steuerliche Situation der jeweilige Tarif ausgewiesen ist.
14 · Wenn für dich Voranmeldungen anfallen
Umsatzsteuervoranmeldung
Erledigst du deine Umsatzsteuervoranmeldungen selbst, solltest du die Unterstützung dafür in deine Software-Auswahl aufnehmen. Achte dabei auf den Übermittlungsweg: Im Vergleich unterscheiden wir zwischen einer XML-Datei für ELSTER und dem direkten Versand. Übernimmt deine Kanzlei diese Aufgabe, kläre dagegen zuerst, welche Daten sie von dir benötigt.
15 · Für einen regelmäßigen Ergebnisüberblick
Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA)
Mit einer BWA kannst du die wirtschaftliche Entwicklung deines Handwerksbetriebs regelmäßig betrachten. Das ist hilfreich, wenn du Erlöse und Kosten nicht erst am Jahresende gegenüberstellen möchtest. Wie aussagekräftig die Auswertung ist, hängt allerdings auch von den erfassten Buchungen ab. Prüfe daher, ob du die BWA selbst benötigst oder bereits über deine Kanzlei erhältst.
16 · Besonders wichtig bei DATEV-Datenübergabe
DATEV-Daten an die Kanzlei
Wenn deine Steuerkanzlei DATEV-Daten von dir übernehmen möchte, ist diese Funktion ein wichtiges Auswahlkriterium. Allerdings können sich die verfügbaren Exportarten und Tarifstufen unterscheiden. Kläre deshalb mit der Kanzlei, welche Datenübergabe sie braucht, und lies anschließend die Erläuterungen im Vergleich. So wählst du den Tarif passend zu eurer Zusammenarbeit.
17 · Bei direkter Zusammenarbeit in der Software
Eigener Steuerberaterzugang
Ein eigener Zugang ermöglicht deiner Steuerberatung, innerhalb der Software mitzuarbeiten beziehungsweise die dort freigegebenen Daten einzusehen. Er erfüllt damit einen anderen Zweck als ein DATEV-Export. Wenn ihr direkt im selben System zusammenarbeiten möchtet, solltest du diesen Zugang daher zusätzlich berücksichtigen und die vorgesehene Arbeitsweise mit der Kanzlei abstimmen.
Auswertungen und Kanzleifunktionen der Buchhaltungsprogramme vergleichen
Dein nächster Schritt
Finde die passende Buchhaltungssoftware für dein Handwerk
Lege zuerst fest, welche der 17 Funktionen du tatsächlich nutzt. Vergleiche danach die passenden Mindesttarife, denn der günstigste Einstiegspreis deckt nicht automatisch deinen gesamten Bedarf ab.
- Basis festlegen: Angebote, Rechnungen und Belegerfassung auswählen; Bankanbindung und Mahnungen einbeziehen.
- Handwerksalltag ergänzen: Zeiterfassung, automatischen Lohnkostenausweis, wiederkehrende Rechnungen, Anlagen und Kassenbuch nach Bedarf hinzufügen.
- Formate und Zusammenarbeit prüfen: E-Rechnungen, XRechnung/ZUGFeRD, Auswertungen und Kanzleifunktionen passend zu deinem Betrieb auswählen.
Im Vergleich findest du Papierkram, FastBill, Lexware Office, sevdesk und Accountable. Dabei zeigen wir Mindesttarife, reguläre Nettopreise bei monatlicher Zahlung und wichtige Funktionsgrenzen. „Nicht eindeutig ausgewiesen“ bedeutet einen fehlenden eindeutigen Nachweis im Vergleich; daraus folgt nicht, dass ein Anbieter die Funktion grundsätzlich nicht hat.
So funktioniert unser Vergleich · Alle Tarife und Grenzen ansehen
Noch offene Fragen?
Häufige Fragen zur Buchhaltung für Handwerker
Welche Funktionen sind für selbstständige Handwerker am wichtigsten?
Angebote schreiben, Rechnungen erstellen und Ausgabenbelege erfassen bilden die Basis. Außerdem sind Online-Banking und Mahnungen besonders hilfreich. Wenn du nach Stunden abrechnest, kommt die Zeiterfassung hinzu; bei vielen Privatkunden ist der automatische Lohnkostenausweis besonders relevant. Die passenden Tarife findest du im Buchhaltungssoftware-Vergleich.
Ist ein automatischer Lohnkostenausweis dasselbe wie eine getrennte Rechnungsposition?
Beim automatischen Lohnkostenausweis berechnet die Software den Arbeitskostenanteil und weist ihn gesondert aus. Eine manuell angelegte Position oder ein Freitext erfüllt dieses Vergleichskriterium nicht. Deshalb solltest du im Vergleich gezielt auf die automatische Funktion achten.
Warum stehen E-Rechnungen und XRechnung/ZUGFeRD getrennt im Vergleich?
Die erste Funktion beschreibt das Erstellen von E-Rechnungen allgemein. Die zweite prüft ausdrücklich XRechnung und ZUGFeRD. So kannst du genauer auswählen, wenn deine Auftraggeber konkrete Formate benötigen. Eine einfache PDF-Datei allein ist keine strukturierte E-Rechnung.
Brauche ich DATEV-Export und Steuerberaterzugang gleichzeitig?
Das hängt von der Zusammenarbeit mit deiner Kanzlei ab. Eine DATEV-Datenübergabe stellt Daten zur Übernahme bereit, während ein eigener Steuerberaterzugang die Zusammenarbeit innerhalb der Software ermöglicht. Kläre deshalb den gewünschten Ablauf und vergleiche anschließend die dafür benötigten Funktionen und Tarife.