Die wichtigsten Funktionen zuerst
Welche Buchhaltung brauchen Berater und Coaches?
Ob du Unternehmen berätst, Führungskräfte begleitest oder Einzelcoachings anbietest: Angebote, Zeiterfassung und Rechnungen sollten zu deinen vereinbarten Leistungen passen. Denn während du einen Beratungsauftrag nach Stunden oder Tagen abrechnen kannst, kommt bei einer Coaching-Begleitung möglicherweise ein fester Paketpreis infrage.
Die Bedeutung klarer Absprachen zeigen auch die Fachverbände: Der BDU unterscheidet verschiedene Honorarmodelle im Consulting, während der DBVC bei der Auftragsklärung unter anderem Volumen, Vorgehen und Honorar hervorhebt. Daraus leiten wir ab, welche Vergleichsfunktionen für deine Buchhaltung besonders nützlich sind.
- Für deine Leistungen: Angebote schreiben, Zeiten erfassen und Rechnungen erstellen.
- Für laufende Begleitungen: Wiederkehrende Rechnungen bei gleichbleibenden, regelmäßig fälligen Honoraren.
- Für deinen Zahlungsüberblick: Bankanbindung und Mahnungen, damit offene Honorare sichtbar bleiben.
- Für deine Kosten: Ausgabenbelege erfassen sowie bei Bedarf Anlagen und Abschreibungen abbilden.
- Für Auswertungen und Zusammenarbeit: EÜR, Umsatzsteuervoranmeldung, BWA und Kanzleifunktionen passend zu deiner Arbeitsteilung auswählen.
Die Einordnung beschränkt sich auf die 17 Funktionen unseres Buchhaltungssoftware-Vergleichs. Welche du davon tatsächlich benötigst, hängt von deinem Abrechnungsmodell und deinem Arbeitsablauf ab. Deshalb stellst du zuerst deinen Bedarf zusammen und vergleichst anschließend die passenden Softwaretarife.
01 / Von der Vereinbarung zur Rechnung
Beratungsleistungen und Coaching-Honorare abrechnen
Die passende Buchhaltungssoftware unterstützt deinen Weg vom Angebot über die geleistete Arbeit bis zur bezahlten Rechnung. Daher haben die folgenden fünf Funktionen für Berater und Coaches besonders viel Gewicht.
01 · Höchste Priorität
Angebote schreiben
Beschreibe im Angebot die vereinbarten Leistungen und deren Abrechnung: etwa einen Workshop, einzelne Coaching-Sitzungen oder ein Beratungsprojekt. Halte außerdem fest, ob Stunden, Tage oder eine Pauschale zugrunde liegen. Dadurch können deine Kunden den Umfang besser nachvollziehen, während du später die erbrachten Leistungen mit deiner Planung abgleichen kannst.
02 · Besonders wichtig bei Zeitabrechnung
Zeiterfassung
Erfasse Beratungsstunden, Coaching-Zeiten und weitere vereinbarte Arbeiten möglichst zeitnah. So bleiben auch Vorbereitung und Nachbereitung in deinem eigenen Aufwand sichtbar. Welche Zeiten du berechnest, richtet sich dabei nach deiner Vereinbarung. Bei einem Pauschalhonorar hilft dir die Zeiterfassung außerdem, den tatsächlichen Zeitaufwand einzuschätzen.
Prüfe, ob Einträge dem richtigen Kunden oder Projekt zugeordnet und in eine Rechnung übernommen werden können. Solche Abläufe beschreibt beispielsweise die Papierkram-Hilfe zur Zeiterfassung (Werbung). Achte zugleich auf Zusatzkosten: Die sevdesk-Hilfe erläutert ein kostenpflichtiges Zeiterfassungs-Add-on (Werbung).
03 · Höchste Priorität
Rechnungen erstellen
Deine Rechnung sollte erkennen lassen, welche Beratungsleistung oder Coaching-Einheit du abrechnest. Wenn beispielsweise ein Unternehmen das Coaching einer Führungskraft beauftragt, kläre auch den vorgesehenen Rechnungsempfänger. Prüfe in der Software anschließend die Darstellung von Leistungszeitraum, Mengen und Honoraren sowie die Rechnungslimits des gewählten Tarifs.
04 · Bei festen regelmäßigen Honoraren
Wiederkehrende Rechnungen
Begleitest du einen Kunden gegen eine feste monatliche Pauschale, können wiederkehrende Rechnungen Routinearbeit sparen. Bei wechselnden Stunden oder unterschiedlich langen Coaching-Terminen muss die Abrechnung dagegen jeweils zum vereinbarten Umfang passen. Eine Terminserie allein macht deshalb noch keine gleichbleibende Rechnungsserie.
Prüfe außerdem, ob das Programm nur Rechnungsentwürfe erzeugt oder weitere Schritte übernimmt. Bei Papierkram bleiben automatisch erzeugte wiederkehrende Dokumente zunächst Entwürfe (Werbung), die abgeschlossen werden müssen. Vollautomatischen Versand solltest du daher nicht aus dieser Funktionsbezeichnung ableiten.
05 · Besonders wichtig für offene Honorare
Mahnungen erstellen
Wenn ein Honorar nach dem vereinbarten Zahlungstermin noch offen ist, erleichtert eine Mahnfunktion das Nachfassen. Gerade bei parallel laufenden Beratungsaufträgen ist das hilfreich. Im Vergleich bewerten wir das Erstellen von Mahnungen. Ob zusätzlich ein automatischer Versand enthalten ist, musst du anhand der jeweiligen Tarifhinweise prüfen.
Angebote, Zeiterfassung und Rechnungsfunktionen vergleichen · Deine Auswahl im Buchhaltungskonfigurator zusammenstellen
Aus deinem Arbeitsalltag
Drei Beispiele für Buchhaltung in Beratung und Coaching
Beratungsprojekt nach Stunden oder Tagen
Du analysierst Abläufe und besprichst deine Ergebnisse mit dem Auftraggeber. Im Angebot legst du den vereinbarten Umfang und die Abrechnungseinheit fest. Anschließend erfasst du die geleistete Zeit und prüfst vor der Rechnung, welche Einträge berechnet werden. Wenn du mit Tagessätzen arbeitest, sollte auch die zugrunde gelegte Dauer eines Beratertags eindeutig vereinbart sein.
Coaching-Paket zum Festpreis
Du vereinbarst mehrere Sitzungen als Paket. Dafür sind ein nachvollziehbares Angebot und eine passende Rechnung besonders wichtig. Die Zeiterfassung kannst du ergänzend nutzen, um deinen tatsächlichen Aufwand einschließlich interner Vor- und Nachbereitung einzuschätzen. Mehr erfasste Zeit erhöht einen vereinbarten Paketpreis jedoch nicht automatisch.
Regelmäßige Begleitung mit Monatspauschale
Du unterstützt einen Kunden laufend zu einem festen monatlichen Honorar. Hier sind wiederkehrende Rechnungen hilfreich, weil Betrag und Abrechnungsrhythmus gleichbleiben. Ändern sich die vereinbarten Leistungen oder kommen gesondert berechenbare Stunden hinzu, prüfst du die betreffende Rechnung vor dem Abschluss entsprechend.
Die Beispiele dienen der Software-Auswahl. Der Deutsche Coaching Verband betont die Honorarvereinbarung als Bestandteil des Coachingvertrags. Für deinen Softwaretest ist deshalb dein eigener vereinbarter Ablauf maßgeblich.
Wähle im Buchhaltungskonfigurator die Funktionen für dein Abrechnungsmodell. Im Vergleich findest du die zugehörigen Mindesttarife und Preise.
02 / Zahlungen und Betriebsausgaben
Belege, Banking und Arbeitsmittel im Blick behalten
Neben deinen Honoraren gehören auch die Ausgaben für dein Beratungs- oder Coachingbusiness in die Buchhaltung. Deshalb ergänzen diese drei Funktionen die Abrechnung deiner Leistungen.
06 · Besonders wichtig
E-Rechnungen / Ausgabenbelege erfassen
Für Raummiete, Fachliteratur, Software oder betriebliche Reisen fallen unterschiedliche Belege an. Wenn du sie regelmäßig erfasst, behältst du deine Kosten besser im Blick. Prüfe außerdem die Verarbeitung eingehender E-Rechnungen sowie mögliche Beleglimits. Denn auch ein kleiner Beratungsbetrieb kann durch viele einzelne Ausgaben einen begrenzten Tarif ausschöpfen.
07 · Besonders wichtig
Online-Banking anbinden
Mit einer Bankanbindung kannst du Zahlungseingänge und Ausgaben leichter überblicken. Das hilft dir, wenn Honorare aus mehreren Mandaten zu unterschiedlichen Terminen eingehen. Achte im Vergleich zusätzlich auf die Anzahl der enthaltenen Bankverbindungen, damit der gewählte Tarif zu deinen betrieblich genutzten Konten passt.
08 · Bei entsprechenden Anschaffungen
Anlagen / Abschreibungen
Ein Notebook, Präsentationstechnik oder die Ausstattung deiner Coachingräume können für die Anlagenbuchhaltung relevant sein. Wenn du diese Aufgaben selbst in der Software erledigen möchtest, berücksichtige deshalb Anlagen und Abschreibungen. Welche Anschaffung wie behandelt wird, hängt vom Einzelfall ab; übernimmt die Kanzlei diese Arbeit, stimme den benötigten Funktionsumfang mit ihr ab.
Belegerfassung, Banking und Anlagen vergleichen · Benötigte Funktionen im Buchhaltungskonfigurator ergänzen
03 / Passend zu deinen Auftraggebern
E-Rechnungen für Berater und Coaches
Wenn du Unternehmen berätst oder Business-Coachings abrechnest, solltest du die benötigten Rechnungsformate gezielt prüfen. Für Rechnungen an Privatkunden gelten andere Rahmenbedingungen. Das Bundesfinanzministerium erläutert sowohl die strukturierten Formate als auch Ausnahmen und Übergangsregelungen. Eine einfache PDF-Datei allein ist keine strukturierte E-Rechnung.
09 · Nach deinem Rechnungsbedarf
E-Rechnungen erstellen
Wenn du strukturierte E-Rechnungen benötigst oder nutzen möchtest, wähle diese Funktion zusätzlich zur allgemeinen Rechnungsfunktion aus. Prüfe dabei auch die im Tarif enthaltene Anzahl. Ob du sie für einen bestimmten Auftrag brauchst, richtet sich nach den dafür geltenden Anforderungen und deiner konkreten Situation.
10 · Bei konkreten Formatvorgaben
XRechnung & ZUGFeRD erstellen
Verlangt ein Auftraggeber XRechnung oder ZUGFeRD, berücksichtige auch diese ausdrücklich benannte Vergleichsfunktion. Denn eine allgemeine Zusage zu elektronischen Rechnungen beantwortet die Formatfrage nicht ausreichend. Beide Funktionszeilen können sich überschneiden; ihre getrennte Darstellung macht die ausgewiesene Formatunterstützung genauer erkennbar.
E-Rechnungsformate und Tarifgrenzen vergleichen · Rechnungsfunktionen im Buchhaltungskonfigurator auswählen
04 / Ergebnisüberblick und Zusammenarbeit
Auswertungen und Steuerkanzlei einbeziehen
Welche Auswertungen du selbst benötigst, hängt von deiner Gewinnermittlung und deiner Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei ab. Deshalb lohnt sich eine klare Aufgabenverteilung, bevor du zusätzliche Funktionen auswählst.
11 · Wenn du deinen Gewinn per EÜR ermittelst
EÜR-Auswertung
Wenn du deinen Gewinn durch Einnahmenüberschussrechnung ermittelst, kann die EÜR-Auswertung ein wichtiges Auswahlkriterium sein. Im Vergleich zählt ein einfacher Einnahmen-Ausgaben-Report jedoch nicht als gleichwertiger Nachweis. Lies außerdem die tarifbezogenen Hinweise, weil die ausgewiesene Unterstützung je nach steuerlicher Situation unterschiedlich eingeordnet sein kann.
12 · Wenn du Voranmeldungen selbst erledigst
Umsatzsteuervoranmeldung
Fallen für dich Umsatzsteuervoranmeldungen an und bereitest du sie selbst vor, solltest du diese Funktion berücksichtigen. Achte dabei auf den Übermittlungsweg: Der Vergleich unterscheidet zwischen einer XML-Datei für ELSTER und dem direkten Versand. Übernimmt deine Kanzlei die Voranmeldungen, kläre zuerst, welche Daten sie von dir benötigt.
13 · Für den Überblick über dein gesamtes Geschäft
Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA)
Eine BWA unterstützt dich dabei, die wirtschaftliche Entwicklung deines Beratungs- oder Coachingbusiness regelmäßig zu betrachten. Sie zeigt jedoch einen anderen Ausschnitt als deine erfassten Projektzeiten. Deshalb solltest du das Geschäftsergebnis und den Aufwand einzelner Mandate getrennt beurteilen und prüfen, ob du die BWA bereits von deiner Kanzlei erhältst.
14 · Bei DATEV-Datenübergabe
DATEV-Daten an die Kanzlei
Wenn deine Steuerkanzlei DATEV-Daten übernehmen möchte, gehört die passende Übergabe in deine Auswahl. Allerdings unterscheiden sich Exportarten und Mindesttarife. Stimme deshalb den benötigten Umfang zuerst mit der Kanzlei ab und prüfe danach die Erläuterungen im Vergleich. So unterstützt die Software euren tatsächlichen Ablauf.
15 · Bei direkter Zusammenarbeit in der Software
Eigener Steuerberaterzugang
Mit einem eigenen Zugang kann deine Steuerberatung die dafür freigegebenen Daten innerhalb der Software einsehen beziehungsweise mit ihnen arbeiten. Das erfüllt einen anderen Zweck als ein DATEV-Export. Wenn ihr im selben System zusammenarbeiten möchtet, beziehe den Zugang daher zusätzlich ein und kläre die vorgesehene Arbeitsteilung.
Auswertungen und Kanzleifunktionen vergleichen · Deinen Bedarf im Buchhaltungskonfigurator zusammenstellen
05 / Bewusst nach Bedarf auswählen
Welche Funktionen sind weniger wichtig?
16 · Nur bei tatsächlichen Bargeldvorgängen
Kassenbuch führen
Wenn du Honorare ausschließlich per Überweisung erhältst und keine betriebliche Barkasse führst, sollte das Kassenbuch deine Auswahl nicht bestimmen. Bei tatsächlichen Bareinnahmen und Barausgaben kann es dagegen relevant werden. Im Vergleich zählt dafür ein integriertes Kassenbuch; eine Excel-Vorlage oder lediglich übernommene Kassensummen erfüllen dieses Kriterium nicht.
17 · Für typische Beratung und Coaching nicht relevant
Automatischer Lohnkostenausweis
Diese Vergleichsfunktion bezieht sich auf den gesonderten Arbeitskostenanteil bei entsprechenden Handwerksleistungen für Privatkunden. Für deine üblichen Beratungs- oder Coaching-Honorare hat sie keine Bedeutung. Auch eine Abrechnung nach Stunden macht sie nicht erforderlich. Lass sie deshalb bei der Auswahl für dein Beratungs- oder Coachingbusiness weg.
Von deinem Abrechnungsmodell zum passenden Tarif
Buchhaltungssoftware für Berater und Coaches vergleichen
Starte mit Angeboten und Rechnungen. Ergänze Zeiterfassung, wenn du nach Aufwand abrechnest oder deinen Zeitaufwand prüfen möchtest. Bei festen regelmäßigen Honoraren kommen wiederkehrende Rechnungen hinzu. Danach wählst du Belege, Banking, Mahnungen sowie die passenden Auswertungen und Kanzleifunktionen.
Im Buchhaltungskonfigurator stellst du diese Anforderungen zusammen. Der Vergleich zeigt dir dazu die Mindesttarife, regulären Nettopreise bei monatlicher Zahlung und wichtigen Funktionsgrenzen von Papierkram, FastBill, Lexware Office, sevdesk und Accountable. Dadurch wird sichtbar, welcher Tarif deinen Bedarf abdeckt und ob zusätzliche Kosten für die Zeiterfassung ausgewiesen sind.
Tarife und Grenzen ansehen · So funktioniert unser Vergleich
Noch offene Fragen?
Häufige Fragen zur Buchhaltung für Berater und Coaches
Welche Buchhaltungsfunktionen sind für Berater und Coaches am wichtigsten?
Angebote und Rechnungen bilden die Basis. Bei Stunden- oder Tageshonoraren ist die Zeiterfassung besonders wichtig; bei festen regelmäßigen Honoraren helfen wiederkehrende Rechnungen. Belege, Bankanbindung und Mahnungen ergänzen den Zahlungsüberblick. Im Buchhaltungskonfigurator kannst du deinen Bedarf zusammenstellen und anschließend passende Tarife im Vergleich prüfen.
Brauche ich für Coaching-Pakete eine Zeiterfassung?
Bei einem festen Paketpreis ist sie keine Voraussetzung, um den vereinbarten Betrag abzurechnen. Sie hilft dir jedoch, deinen tatsächlichen Aufwand einschließlich interner Vor- und Nachbereitung einzuschätzen. Mehr erfasste Zeit erhöht einen vereinbarten Paketpreis nicht automatisch.
Sind wiederkehrende Rechnungen für jede Coaching-Terminserie geeignet?
Sie sind vor allem dann hilfreich, wenn Betrag und Abrechnungsrhythmus gleichbleiben. Bei wechselnden Stunden oder unterschiedlich berechneten Sitzungen muss die Rechnung jeweils zum vereinbarten Umfang passen. Prüfe außerdem, ob die Software zunächst Entwürfe erzeugt oder weitere Schritte übernimmt.
Ist die Zeiterfassung immer im Softwarepreis enthalten?
Das hängt von Anbieter und Tarif ab. Im Vergleich gibt es integrierte Funktionen, kostenpflichtige Add-ons und Partnererweiterungen. Prüfe deshalb die Funktionshinweise und belegten Zusatzkosten. Der Buchhaltungskonfigurator verwendet die im Vergleich hinterlegten Tarifangaben.
Welche Rolle spielen E-Rechnungen bei Beratung und Coaching?
Prüfe die benötigten Formate passend zu deinen Auftraggebern und den für dich geltenden Anforderungen. Unternehmen und Privatkunden haben dabei unterschiedliche Rahmenbedingungen. Eine einfache PDF-Datei allein ist keine strukturierte E-Rechnung. Im Vergleich kannst du E-Rechnungen allgemein sowie XRechnung und ZUGFeRD gezielt auswählen.
Brauchen Coaches einen automatischen Lohnkostenausweis?
Für typische Beratungs- und Coaching-Leistungen ist diese Funktion nicht relevant. Sie betrifft im Vergleich den Arbeitskostenanteil bei entsprechenden Handwerksleistungen für Privatkunden. Eine Abrechnung deiner Beratung nach Stunden macht sie nicht erforderlich.